Máte zajímavý podnikatelský plán či know-how, které byste chtěli nějakým způsobem zpeněžit? Máte předmět vašeho podnikání do detailu promyšlený, ale nevíte, co podnikání obnáší, jaké jsou vaše zákonné povinnosti a jak vlastně začít? Pak je náš seriál Začínáme s podnikáním určený právě vám. V tomto sedmém díle se dozvíte, jak dlouho je jaké doklady související s podnikáním potřeba je archivovat.
Jak jsme zmínili v předchozím díle tohoto seriálu, účetní a daňové doklady je potřeba uchovávat kvůli tomu, že subjekt má povinnost vést evidenci o své ekonomické aktivitě tak, aby byla průkazná, tedy musí být v případě dotazů či kontroly ze strany správce daně prokázat, že jeho evidence je vedená správně a že daň vycházející z dat v této evidenci byla stanovena správně. Jaké účetní a daňové doklady je tedy potřeba uchovávat a po jak dlouhou dobu?
Na každého podnikatele se vztahuje minimálně 3letá lhůta pro stanovení daně, po kterou má podnikatel dokazovací povinnost. Tato lhůta počíná běžet od termínu pro podání přiznání za dané zdaňovací období. Například OSVČ, která si za rok 2024 podala přiznání sama elektronicky v termínu do 2. 5. 2025, končí lhůta pro stanovení daně za rok 2024 dne 2. 5. 2028. Do tohoto data musí být OSVČ schopna prokázat evidenci, kterou pro účely stanovení daně z příjmů vede. V případě, že OSVČ uplatňuje paušální výdaje či je v režimu paušální daně, vede povinně evidenci příjmů. V takovém případě musí být schopná prokázat příjmy uvedené v evidenci, a to na základě faktur, pokladních dokladů a výpisů z bankovního účtu. Pokud OSVČ vede daňovou evidenci, musí být též schopná prokázat výdaje a veškeré položky snižující základ daně. Nutno podotknout, že v případě, že podnikatel vykáže ztrátu, lhůta pro stanovení daně se prodlužuje o dalších 5 let, tedy v případě ztráty za rok 2024 lhůta pro stanovení daně končí až 2. 5. 2033. Lhůta může být dále prodloužená v případě podání dodatečného přiznání či v případě daňové kontroly.
Pokud jde o podnikatele vedoucího účetnictví, ten je povinen veškeré účetní záznamy, doklady, knihy, přehledy a soupisy uchovávat po dobu 5 let od skončení účetního období, tedy například podklady týkající se roku 2024 je povinen uchovávat do 31. 12. 2029. Účetní závěrku, popřípadě výroční zprávu, je účetní jednotka povinna uchovávat po dobu 10 let od skončení účetního období, tedy v případě roku 2024 končí lhůta až 31. 12. 2034.
V případě, že je podnikatel plátcem DPH nebo má povinnost vystavit daňový doklad, musí se též u daňových dokladů řídit dobou archivace uvedenou v zákoně o DPH. Daňové doklady musí podnikatel, který je jejich vystavovatelem či příjemcem, archivovat nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, v němž bylo uskutečněno zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně. Tedy v případě, že podnikatel, který je měsíčním plátcem DPH, vystaví fakturu s DUZP v srpnu 2025, je povinen ji archivovat do konce srpna 2035.
Vůbec nejdelší lhůty pro archivaci se týkají dokumentů, které se týkají odvodů na sociální zabezpečení. Účetní záznamy, které jsou potřebné pro stanovení a odvod pojistného, je nutné dle zákona o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti archivovat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Mzdové listy nebo účetní záznamy, které se týkají důchodového pojištění, je nutné archivovat dokonce po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Tato lhůta je tak dlouhá proto, že Česká správa sociálního zabezpečení potřebuje mít možnost ověřit vyměřovací základy (výdělky) i doby pojištění za jakékoli období, které spadá do pracovního života pojištěnce, při výpočtu důchodu. Vzhledem k délce ekonomicky aktivního života a době mezi skončením zaměstnání a uplatněním nároku na důchod byla stanovena lhůta 45 jako dostatečná k prokazování těchto údajů.
V případě, že si nevíte rady s Vašimi daňovými a účetními záležitostmi, daňový poradce a daňové poradenství je přesně to, co potřebujete!
Připravilo pro vás SLUTO …nejen účetnictví
