Digitální účetní kancelář šetří Váš čas a maximalizuje ochranu Vašich dokumentů.
Již samotné nastavování spolupráce s klienty probíhá elektronicky. Pro podpisy veškerých smluvních dokumentů a plných mocí využíváme službu SIGNI.com přidělující podepisovaným dokumentům digitální podpis, která je pro naše klienty bezplatná bez žádné dodatečné registrace nebo přihlášení.
Stále více klientů potom využívá on-line přístup do námi provozovaného ekonomického systému POHODA, pokud tedy nevyužívají naši službu online účetnictví interně, tzn., že přistupujeme vzdáleně do ekonomického systému klienta. Stále žádanější je potom možnost využití on-line ekonomického systému ABRA Flexi.
Na náš systém umíme napojit mnoho externích systémů a služeb tak, aby mohli naši klienti plnohodnotně využívat rozšířených možností a nástaveb sytému POHODA.
Doklady nám klienti dodávají ze 70 % v elektronické podobě, a to především prostřednictvím námi provozované služby SLUTO CLOUD. Jedná se o zabezpečenou oboustrannou výměnu souborů mezi klientem a námi. Na rozdíl od zasílání souborů prostřednictvím e-mailové zprávy není u naší služby téměř limitována velikost souborů, soubory neputují nezabezpečenými cestami e-mailové komunikace, mohou mít určitou adresářovou strukturu, lze řídit zabezpečený přístup u různých pracovníků klienta, a především lze soubory ukládat třeba jen vyfocené z mobilního zařízení.
Jako jeden z nejefektivnějších podkladů pro účtování jsou však exporty údajů z jiných systémů buď klientů nebo jejich dodavatelů. Takto hromadně importujeme doklady vystavené e-shopy, pohyby na kryptoměnových burzách apod.
Trend digitalizace dokumentů doplňujeme tím, že sami převádíme do elektronické podoby zbývajících 30 % dokumentů, které nám klienti dodávají fyzicky.
Pro komunikaci s bankami klientů máme nastaveny především zabezpečené kanály prostřednictvím API rozhraní jednotlivých bank. V praxi to znamená, že nepřistupujeme vůbec na účty klienta, ale ekonomický systém si sám elektronicky stáhne bankovní výpisy, případně do banky odešle příkazy k úhradě pro autorizaci klientem.
Podle druhu dokumentu jej buď ukládáme do interního systému správy dokumentů (DMS) anebo je navazujeme přímo k zápisům v ekonomických systémech. Tato služba umožňuje jak našim pracovníkům, tak klientům okamžitý náhled na dokumenty přímo v ekonomickém systému bez nutnosti hledání jeho fyzické podoby v pořadačích, a to vše on-line pro obě strany.
V podstatě se jedná o digitální archiv, k jehož nesporným výhodám patří usnadnění následné práce s dokumenty, odstranění rizika ztráty dokumentů, úspora místa, úspora nákladů při zpracování a distribuci dat, snadné a rychlé hledání informací.
Tyto trendy digitalizace podporuje i státní správa ať už se jedná o komunikaci prostřednictvím datových schránek tak o povinnost podávat nejen daňová přiznání v elektronické podobě.
K hlasové komunikaci s klienty využíváme virtuální telefonickou ústřednu napojenou na Microsoft Teams. Tedy všichni naši kolegové mohou telefonovat s klienty i když nejsou zrovna na svém pracovišti v kanceláři, především potom pro práci z domova.
Pro písemnou komunikaci využíváme především elektronickou poštu, ale i jiné sociální komunikační platformy nebo webchat na naší internetové prezentaci.
Pro obsluhu datové schránky jak naší, tak především klientů, jsme nasadili softwarového robota. Tento systém umí nejen zprávu z datové schránky vyzvednout, ale podle jejího obsahu ji přepošle relevantním osobám v naší kanceláři, případně také klientovi a také uloží do dokumentového serveru k příslušnému klientovi a do příslušné kategorie.
Podobného robota využíváme například také pro měsíční e-mailové oznamování výše DPH klientům. Tyto zprávy jsou konkretizované tak, že každý klient obdrží informace jak o výši povinnosti, případně nadměrného odpočtu, ale i platební údaje pro úhradu daně i s přiloženým QR kódem pro načtení do mobilního bankovnictví.
Jako jednu z oblíbených a námi doporučovaných forem získávání ekonomických informací pro řízení podniku nabízíme klientům on-line reporting. Klient má on-line kdykoliv a odkudkoliv přístup k hodnotám, které jsou na denní bázi aktualizované z ekonomického systému, tedy může sledovat prostřednictvím webového prohlížeče jak vývoj jeho hospodaření v požadovaném členění, tak stav pohledávek, závazků, predikci vývoje hospodaření atd.
Pro vybrané formuláře máme vytvořené on-line prostředí, přes které nám klienti zasílají požadavky na zpracování přiznání k dani z příjmů, dodání různých potvrzení, zaměstnanci klientů vyplňují prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti atd.
Pro některé z těchto formulářů opět využíváme podpisovou platformu SIGNI.com, některé formuláře respondenti podepisují prostým podpisem na dotykové obrazovce nebo pohybem myši.
Díky těmto způsobům práce s využitím moderních technologií dosahujeme v našich kancelářích její maximální efektivitu, evidenci, plánování, správy komunikace, ukládání souborů, on-line reporting atd.
Všechny tyto procesy navíc splňují podmínky na maximální ochranu dat klientů.
Samozřejmě všechny tyto úkony maximálně využívají výpočetní techniku. To s sebou přináší nároky nejen na výkon, kapacitu, aktualizace, ale na prvním místě na zabezpečení.
Nekončící investice do výpočetní techniky jsou pro nás samozřejmostí, plníme jak obecná doporučení, tak doporučení daná Komorou daňových poradců ČR, ale i legislativou v podobě dané Obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR). Provoz vlastních zrcadlených serverů, pravidelné inovace hardware, aktualizace software, zálohování v periodách od 1 hodiny po 1 den ukládané v zašifrované podobě i na cloudová úložiště, zabezpečení síťové komunikace včetně vzdálených přístupů, zabezpečení provozních databází atd. jsou pro nás nezbytnými úkony v oblasti IT.
Pokud se chcete vydat cestou digitalizace účetnictví, neváhejte se na nás obrátit…