Vytěžování dokladů – užitečný pomocník, ale nikoliv ideální řešení
Vytěžování dokladů (OCR a podobné technologie) je jednou z často využívaných metod digitalizace účetnictví. Jeho principem je převod údajů z přijatých dokladů (faktury, účtenky, pokladní doklady) do účetního systému prostřednictvím automatického rozpoznávání textu a struktury dokumentu.
Tento přístup může v určitých situacích zrychlit práci a snížit manuální přepisování dat. Z pohledu dlouhodobé efektivity a kvality účetních dat však nejde o bezchybné ani optimální řešení.
Chybovost jako hlavní slabina vytěžování
Zásadním omezením vytěžování dokladů je jeho chybovost. I při použití moderních technologií je běžně deklarována chybovost na úrovni přibližně 5 % vytěžených údajů.
To v praxi znamená, že:
- část částek, dat, variabilních symbolů či DIČ je přečtena nesprávně,
- rozdíly nejsou vždy na první pohled patrné,
- chyba se může projevit až při kontrole, uzávěrce nebo daňové kontrole.
Z účetního i daňového pohledu je přitom i drobná chyba potenciálním rizikem.
Nutnost následné kontroly a manuální práce
Právě kvůli chybovosti je nezbytné, aby účetní pracovníci:
- každé vytěžení kontrolovali proti originálnímu dokladu,
- opravovali nesprávně přečtené údaje,
- věnovali čas rozhodování, zda je doklad zpracován správně.
Tím se část očekávané úspory práce vytrácí. Vytěžování tak:
- nestraňuje potřebu lidské kontroly,
- nezajišťuje plnou automatizaci procesu,
- v konečném důsledku stále vyžaduje značnou pracnost.
Omezená použitelnost v praxi
Vytěžování dokladů je navíc problematické zejména u:
- nekvalitních skenů nebo fotografií,
- ručně psaných dokladů,
- nestandardních formátů faktur,
- dokladů s nejednoznačnou strukturou.
Čím různorodější jsou vstupy, tím nižší je spolehlivost vytěžení a tím vyšší je potřeba zásahů účetního.
Proč je žádoucí hledat jiné cesty
Z dlouhodobého hlediska proto považujeme vytěžování dokladů spíše za kompromisní nebo přechodné řešení, nikoliv za cíl digitalizace účetnictví.
Jediným skutečně bezchybným způsobem přenosu účetních dat je přímá datová výměna mezi systémy, kdy:
- data nevznikají přepisem ani rozpoznáváním obrazu,
- informace jsou přenášeny v digitální podobě přímo ze zdroje,
- odpadá chybovost způsobená interpretací dokumentu.
Datová výměna jako správná cesta digitalizace
Datová výměna umožňuje:
- 100% přesnost přenášených dat,
- minimální potřebu manuálních zásahů,
- vyšší rychlost zpracování,
- lepší návaznost na reporting, controlling a řízení firmy.
Právě proto v rámci digitalizace účetní kanceláře:
- upřednostňujeme napojení na fakturační systémy, banky a e-shopy,
- podporujeme elektronické doklady ve strukturované podobě,
- vnímáme vytěžování pouze jako doplňkový nástroj tam, kde jiná cesta není možná.
