On-line archivace dokumentů (DMS)
On-line archivace představuje moderní způsob správy účetních a daňových dokumentů prostřednictvím digitálního archivu, odborně označovaného jako DMS – Document Management System. Jedná se o systém, který umožňuje bezpečné ukládání, třídění, vyhledávání a řízený přístup k dokumentům uloženým buď na cloudovém úložišti, nebo na serveru s vzdáleným přístupem.
Zásadní výhodou je, že k dokumentům lze přistupovat přímo z ekonomického systému, nikoli jako k oddělenému úložišti. Uživatel tak pracuje s účetním zápisem a souvisejícími dokumenty na jednom místě, bez nutnosti dohledávat fyzické podklady v pořadačích nebo v samostatných složkách.
Provázanost dokumentů s účetními záznamy
Podle typu dokumentu (faktury, bankovní výpisy, smlouvy, mzdové podklady, interní směrnice apod.) je možné:
- navázat dokument přímo ke konkrétnímu účetnímu nebo daňovému zápisu,
- uložit jej do strukturovaného digitálního archivu s metadaty (datum, typ dokladu, dodavatel, období, zakázka apod.).
Tato provázanost umožňuje oprávněným uživatelům – účetním, managementu i samotným klientům – okamžitý on-line náhled na související dokumenty přímo v ekonomickém systému, a to odkudkoliv a kdykoliv, bez ohledu na to, kde se fyzicky nachází originál dokumentu.
Přínosy on-line archivace
Digitální archivace dokumentů přináší řadu praktických a dlouhodobých výhod:
- výrazné zrychlení práce s dokumenty (vyhledávání, třídění, kontrola),
- odstranění rizika ztráty nebo poškození dokladů,
- úsporu fyzického prostoru a nákladů na archivaci,
- snížení administrativních nákladů na zpracování a distribuci dokumentů,
- možnost schvalovacích workflow (např. schvalování přijatých faktur),
- transparentnost a dohledatelnost dokumentů pro kontrolní účely,
- lepší připravenost na daňové kontroly a audity.
On-line archivace a státní správa
Trend digitalizace dokumentů podporuje také státní správa. Typickým příkladem je datový trezor v systému datových schránek, který umožňuje dlouhodobé uchování doručených dokumentů v elektronické podobě.
Na tento přístup navazujeme i v našem řešení – elektronické dokumenty ukládáme tak, aby byly dlouhodobě dostupné, přehledně strukturované a snadno dohledatelné, a zároveň splňovaly požadavky kladené na archivaci účetních a daňových dokladů.
Digitalizace fyzických dokumentů
Přestože většina dokumentů dnes vzniká elektronicky, část podkladů (cca 30 %) stále přebíráme v papírové podobě. Tyto dokumenty:
- digitalizujeme (skenujeme),
- podle jejich povahy je ukládáme buď do interního DMS,
- nebo je přímo navazujeme k zápisům v ekonomickém systému.
Výsledkem je jednotný digitální archiv, ve kterém mají okamžitý on-line přístup jak naši pracovníci, tak klienti, a to bez ohledu na to, zda dokument původně vznikl elektronicky nebo fyzicky.
Digitální archiv jako standard moderní účetní kanceláře
On-line archivace dnes není nadstandardem, ale nezbytnou součástí moderní, efektivní a bezpečné účetní kanceláře. Umožňuje propojit účetní data s dokumenty, zjednodušit spolupráci s klienty a zajistit dlouhodobě přehlednou a kontrolovatelnou správu dokumentů. Digitální archiv tak není pouze „úložištěm souborů“, ale aktivním nástrojem, který zvyšuje kvalitu služeb, šetří čas i náklady a vytváří pevný základ pro další automatizaci účetních procesů.
