Moderní účetní a daňová kancelář se dnes neobejde bez efektivní, bezpečné a dostupné komunikace s klienty i uvnitř týmu. Digitální komunikace nám umožňuje poskytovat služby plynule bez ohledu na fyzické místo, reagovat rychle a současně zachovat vysoký standard zabezpečení a dohledatelnosti informací.
Hlasová komunikace – virtuální telefonní ústředna
Pro hlasovou komunikaci s klienty využíváme virtuální telefonní ústřednu, která nahrazuje klasickou pevnou telefonii. Ústředna je plně cloudová a napojená na naši interní IT infrastrukturu.
Klíčovou výhodou je její integrace s platformou Microsoft Teams. Díky tomu mohou naši zaměstnanci:
- telefonovat z počítače, notebooku i mobilního zařízení,
- být dostupní klientům i při práci z domova nebo na cestách,
- přijímat hovory na firemní číslo bez ohledu na fyzickou přítomnost v kanceláři.
Virtuální ústředna umožňuje také:
- přesměrování hovorů na konkrétní osoby nebo týmy,
- nastavení provozní doby a hlasových hlášek,
- zajištění zastupitelnosti při dovolených nebo nemoci,
- přehled o uskutečněných hovorech pro interní řízení kanceláře.
Pro klienty to znamená jedno stabilní kontaktní číslo a jistotu, že se vždy dovolají kompetentní osobě.
Písemná komunikace – e-mail, chat a on-line kanály
Základním nástrojem písemné komunikace zůstává elektronická pošta, která je v účetní a daňové oblasti stále klíčová z hlediska formálnosti, dohledatelnosti a archivace komunikace.
Současně však využíváme i další digitální kanály:
- zabezpečené komunikační platformy,
- webový chat na našich internetových stránkách,
- interní komunikační nástroje propojené s klientskými portály a DMS.
Díky tomu jsme schopni:
- reagovat na jednoduché dotazy velmi rychle,
- nasměrovat klienta na správnou osobu nebo oddělení,
- omezit neefektivní telefonickou komunikaci u rutinních záležitostí.
Provázanost s dalšími digitálními nástroji
Digitální komunikace není izolovaným prvkem, ale je provázána s ostatními systémy kanceláře:
- ekonomickými systémy,
- DMS a on-line archivací dokumentů,
- klientskými portály,
- systémy pro řízení úkolů a schvalovací procesy.
To umožňuje, aby komunikace nebyla jen „výměnou zpráv“, ale stala se součástí řízeného pracovního procesu – například s návazností na konkrétní účetní případ, doklad nebo zakázku.
Přínosy digitální komunikace pro klienty
Z pohledu klienta digitální komunikace přináší zejména:
- lepší dostupnost účetního nebo daňového poradce,
- rychlejší reakční dobu,
- kontinuitu komunikace i při práci na dálku,
- vyšší přehlednost a dohledatelnost předaných informací,
- profesionální a jednotný komunikační standard kanceláře.
Digitální komunikace je tak nedílnou součástí moderní účetní kanceláře a významně přispívá ke kvalitě, rychlosti i bezpečnosti poskytovaných služeb.
