26. 5. 2020
Díky aktuální situaci je více než kdy jindy vhodné komunikovat se svým účetním či daňovým poradcem co nejvíce bez osobního kontaktu. Určitě Vás napadá myšlenka, že přece stačí komunikovat emailem a i přes něj si předávat např. naskenované doklady k zaúčtování či výstupy z účetnictví. Jenže opak je pravdou. Email může být smazán nebo zaslán na jinou adresu či dokonce skončit ve spamu, může se v něm posílat jen omezená velikost přílohy. Nezřídka se může stát, že email je na cestě od klienta k účetnímu zneužit, což nemusí být v první chvíli vůbec patrné.
SLUTO tedy začalo hledat efektivní řešení, jak dvě strany, tedy účetního či daňového poradce a klienta, co nejlépe přímočaře propojit. Existuje nespočet řešení, ale SLUTO nejvíce vyhovuje to od firmy BMD.
Klient s účetní kanceláří a rovněž účetní kancelář s klientem komunikuje přes počítač, tablet či smartphone, a to kdykoliv je napadne. Klient od účetní kanceláře přebírá přes platformu BMD.COM dokumenty pro něj určené, přičemž se může dostat až k původnímu dokumentu. Přes tuto platformu také může předat své naskenované dokumenty pro tzv. bezpapírové zaúčtování. Pokud si zákazník vede účetnictví sám a SLUTO provádí pouze dohled, je možné rovněž přes tento systém zaslat i celé účetnictví na kontrolu. Stejně tak se dají posílat ke kontrole a schválení výstupy z účetnictví. Samotný vstup do platformy a její používání je možné buď přes webové rozhraní nebo přes aplikaci ve smartphonu či tabletu. Přístupová data obdrží klient přímo od firmy SLUTO a není tedy nutné se nikdy registrovat. Nespornou výhodou pro klienta je také fakt, že pokud je mu do systému BMD.COM uvolněna jakákoliv položka, přijde mu o této skutečnosti emailová zpráva.
Platforma BMD.COM je rozdělená do 4 sekcí – CRM, Fibu, Čas a Mzda. První zmíněná sekce CRM je ta nejdůležitější. V této sekci jsou všechny důležité informace jak pro klienta, tak pro výměnu dat mezi klientem a účetním.
Co tedy klient najde v sekci CRM?
Archiv dokumentů
Zde jsou k dispozici ty dokumenty, které jsme v interním systému pro klienta zveřejnili. Jsou to např. smlouvy, ekonomické sestavy, výstupy ze zpracování mezd, faktury za služby apod. Aby byla orientace v Archivu co nejlepší, tak dokumenty, které si klient prohlédl jsou označeny patřičným příznakem. V Archivu je možné dokumenty rovněž přidávat a filtrovat. Sám klient si může zvolit, jestli přístup do Archivu budou mít i další osoby a pokud ano, tak jaká budou mít práva.
Termíny
Zde klient vidí všechny objednané termíny a termíny, které pro něj byly uvolněny. Pokud má patřičná práva, může termíny i přidávat a měnit. Termíny je možné stáhnout v obecném formátu ICS a přenášet je dále do jiných platforem.
Úkoly
Klient vidí všechny úkoly, které jsou s ním spojené a může si tak kontrolovat stav jejich plnění.
Můj správce
V této sekci vidí klient kontakty na všechny osoby, které ho v kanceláři SLUTO obsluhují, vidí jejich náplň práce i fotografii.
Databox
Přes něj může probíhat zasílání dokladů a dokumentů pro účetní kancelář. O nahrání nového dokumentu je pak příslušná osoba automaticky informována, takže klient nemusí už nic dalšího podnikat, aby se účetní dozvěděl, že doklady do databoxu nahrál. Další velkou výhodou je i fakt, že v aplikaci je možné doklad rovnou přes smartphone vyfotografovat a zaslat ho tak bez nutnosti jej skenovat lokálně a „přetahovat“.
Co říci závěrem?
Systém BMD.COM je námi využíván již několik měsíců a díky němu je možné efektivně a za dodržení všech bezpečnostních nařízení komunikovat s klienty, ale rovněž si předávat doklady. O systému BMD.COM vyšel rovněž článek v e-Bulletinu Komory daňových poradců ČR.
