31. 5. 2017
Co patří a nepatří do správně vedeného účetnictví, jak si tuto práci usnadnit a jak zajistit, že bude zcela v pořádku?
Účetnictví musí být vedeno pečlivě a není zde moc prostoru pro chyby. Patří sem velké množství dokumentů a někdy může být nejasné, který kam zařadit. Do podkladů patří kopie smluv nebo odkaz, kde je najít mezi ostatními uloženými podnikovými dokumenty. Na „správné“ účetnictví v podstatě nejsou nijak konkrétně stanovené nároky a nikdo vám nebude říkat, kde má být jaký šanon. Musí odpovídat zákonům – tedy být úplné, správné, přehledné a srozumitelné a záznamy musí být uchovány tak, aby byly trvalé. Pro podnikatele se jedná o nástroj řízení firmy a proto je v jeho vlastním zájmu, aby bylo co nejefektivněji uspořádané.
Smlouva jako taková není samotný účetní doklad, může však fungovat při prokazování pravosti a správnosti účetního záznamu. Evidence smluv v té samé složce jako účetních dokladů by ale systém zahltila množstvím kopií a proto je lepší archivovat je zvlášť a doplnit je poznámkami, kde lze najít odpovídající protějšek, například spisové číslo smlouvy.
Řešení pomocí vnitřních směrnic
Každá společnost by měla mít vnitřní směrnice, které ujasňují, jakým způsobem má být uspořádáno nakládání s dokumenty. Vyjasní se tak kompetence ohledně papírů a systém jejich uložení.
Pro daňové účely platí, že poplatník má možnost prokazovat svá tvrzení, která uvádí do daňového přiznání, libovolnými důkazními prostředky, které nejsou získány v rozporu se zákonem. Pokud by mělo dojít například na šetření ze strany finančního úřadu, může být v klidu ten podnikatel, který ví, kde najde potřebné dokumenty a má je zcela v pořádku. V otázce nastavení systému oběhu dokladů je vhodné poradit se s daňovým poradcem, který se s tímto už v praxi mnohokrát setkal a může poskytnout rady jak efektivně a správně postupovat.
Zakládání smluv
Originály pracovních smluv se běžně zakládají na mzdovém oddělení a účetní doklady zase v účetnictví. Obchodní smlouvy se zase nechávají u odpovědné osoby, nejlépe mimo obě výše uvedená místa. Když bude úřad požadovat doklad s platností originálu, stačí buď ověřená kopie, např. s notářským razítkem a úřad už si pro své potřeby případnou kopii pořídí sám. V některých případech se vyplatí zhotovovat více originálů, ale pamatujte, že vy si vždy svůj originál odnášíte zpět k založení ve své firmě.
Někteří účetní nedoporučují zakládání smluv u účetních dokladů. Účetní by k nim měl mít neomezený přístup, aby se mohl seznámit s jejich obsahem, jinak mu ovšem jako podklad stačí jen kopie. Ideální je využít technologie a ukládat si dokumenty v elektronické podobě, ať už jako sken nebo přímo elektronický dokument. Dá se tak v „papírech“ udržet velmi dobrý pořádek.
Elektronické dokumenty mají výhody i nevýhody
Daňová přiznání se ve většině podávají elektronicky, obzvlášť ve větších kancelářích už papírové formuláře téměř nenajdete. Například DPH se pak podává už čistě elektronickou formou a jiná možnost ani neexistuje. Obecně by tato cesta měla být snazší a v budoucnu se možná dočkáme elektronických dokumentů na většinu administrativy.
Pro používání elektronické dokumentace si větší firmy většinou kupují speciální software, menší ale najdou podobně užitečné nástroje na webu k použití zdarma, třeba iDoklad, SuperFaktura, mPOHODA nebo podobné. Důležité je u tohoto typu dokumentů sledovat, zda mají všechny náležitosti. Elektronická faktura bez platného elektronického podpisu by totiž mohla poplatníka dostat do problémů, pokud údaje na ní nebudou souhlasit s těmi u smluvního partnera.
